Ostatnio coraz częściej można usłyszeć o Jednolitym Pliku Kontrolnym (JPK). Nie jest to nowy termin. Niektórych przedsiębiorców obowiązuje już od lipca 2016 roku. Na czym dokładnie polega? Zgodnie z artykułem 193a ordynacji podatkowej „w przypadku prowadzenia ksiąg podatkowych przy użyciu programów komputerowych, organ podatkowy może żądać przekazania całości lub części tych ksiąg oraz dowodów księgowych za pomocą środków komunikacji elektronicznej lub na informatycznych nośnikach danych, w postaci elektronicznej odpowiadającej strukturze logicznej (…), wskazując rodzaj ksiąg podatkowych oraz okres, którego dotyczą”. Jednolitym Plikiem Kontrolnym będą więc zarówno księgi, jak i dokumenty księgowe opracowywane i przechowywane za pomocą programów komputerowych w odpowiednim formacie. Przez programy komputerowe rozumie się nie tylko typowe programy księgujące i fakturujące, ale też inne, jak np. MS Excel. Od 1 lipca 2016 roku JPK obowiązuje duże podmioty (z roczną średnią liczbą pracowników przewyższającą 250 osób oraz z obrotami netto powyżej 50mln Euro). Od 1 stycznia 2017 roku obowiązek ten objął także małe i średnie firmy – zatrudniających od 10 do 250 pracowników z obrotami netto od 10 do 50 mln Euro. Od 1 stycznia 2018 roku także przedsiębiorstwa mikro (zatrudniające do 10 pracowników z obrotami netto do 2 mln Euro) będą musiały przesyłać urzędowi JPK. Czyli od nowego roku obowiązek przekazywania JPK do organu podatkowego będzie obowiązywał już wszystkich przedsiębiorców.
Ministerstwo Finansów przekonuje, że JPK uprości wymianę dokumentów z urzędem skarbowym, skróci czas przygotowywania dokumentów i pozwoli na zmniejszenie kosztów. Pamiętajmy, że JPK ma mieć wyłącznie formę elektroniczną, więc zmniejszy liczbę papierowych wydruków, przyspieszy ewentualne kontrolę skarbową i ułatwi audyty. Skarbowi Państwa JPK ma przynieść korzyść w postaci uszczelnienia systemu i skuteczniejszego wyeliminowania nadużyć i nieprawidłowości.
Ewidencja prowadzona w ramach Jednolitego Pliku Kontrolnego zawiera dane pogrupowane według siedmiu struktur przedstawionych w artykule 193a ordynacji podatkowej. Są to:
- Księgi rachunkowe
- Wyciąg bankowy
- Magazyn
- Ewidencja zakupu i sprzedaży VAT
- Faktury sprzedaży VAT
- Podatkowa księga przychodów i rozchodów
- Ewidencja przychodów dla przedsiębiorców rozliczających się w formie ryczałtu.
Ministerstwo nie wyklucza rozszerzenia raportowanych danych m.in. o strukturę JPK dla paragonów fiskalnych.
Wszystkie struktury można przesyłać drogą elektroniczną lub dostarczać w formie nośnika danych (takich jak pendrive czy płyta DVD). Wyjątkiem jest struktura „Ewidencja zakupu i sprzedaży VAT”, którą co miesiąc należy obligatoryjnie dostarczać drogą komunikacji elektronicznej tak jak e-deklaracje.
Dane z JPK można przesyłać poprzez stronę Ministerstwa Finansów: https://e-dokumenty.mf.gov.pl/index.html. Konieczny jest przy tym kwalifikowany podpis elektroniczny, a także pobranie UPO, które będzie potwierdzało złożenie JPK w urzędzie. Ministerstwo Finansów udostępnia aplikację KLIENT JPK, która pomaga w utworzeniu pliku JPK z zaimportowanych danych z CSV, a także przesłaniu utworzonej struktury „Ewidencji zakupu i sprzedaży VAT”. Natomiast nośniki danych muszą być m.in. dostosowane do odczytu w powszechnie dostępnych urządzeniach oraz przystosowane do przechowywania w określonych warunkach i odpowiednio oznakowane.
Musimy jednak pamiętać, że utworzenie JPK to nie tylko zebranie danych w dowolny dokument. Dołączenie do deklaracji rejestru sprzedaży i zakupów również nie wystarczy. Mimo wielu ułatwień Ministerstwa Finansów i szeroko zakrojonej akcji informacyjnej, JPK jest dość skomplikowany technicznie i prawidłowe jego utworzenie wymaga trochę zachodu. Jeżeli ktoś się czuje niepewnie w tym zakresie, warto powierzyć ten obowiązek fachowcom – biurom księgowym. Da nam to pewność, że nasze sprawy będą dopilnowane, obowiązki prawidłowo wypełnione i oddalą widmo nieoczekiwanych kontroli. Jak bowiem zapewnia Ministerstwo Finansów, w przypadkach niebudzących wątpliwości JPK pozwoli odstąpić od kontroli skarbowej.